회사나 거래처에 이메일을 보내야 하는데 무슨 말부터 써야 할지 고민될 때가 있습니다. 특히 업무 메일은 너무 딱딱하게 작성해도 어색하고, 반대로 너무 편하게 쓰면 실례가 될 수 있어 생각보다 시간이 오래 걸립니다.
이럴 때 ChatGPT를 활용하면 이메일의 초안을 빠르게 만들 수 있습니다. 중요한 것은 단순히 "이메일 작성해줘"라고 요청하는 것보다 누구에게 보내는지, 어떤 상황인지, 어떤 내용을 전달해야 하는지, 원하는 말투가 무엇인지 구체적으로 알려주는 것입니다.
저도 이메일을 처음부터 직접 작성하기보다는 전달할 내용을 먼저 정리한 다음 ChatGPT에게 초안을 만들어 달라고 하는 방식이 훨씬 편하다고 느낍니다. 이후 실제 상황에 맞게 내용을 확인하고 수정하면 됩니다.
📌 목차
1. ChatGPT로 이메일 작성하는 기본 방법
2. 좋은 이메일을 만들려면 정보를 구체적으로 입력하기
3. 업무 이메일 작성하기
4. 정중한 부탁 이메일 작성하기
5. 사과 이메일 작성하기
6. 회신 이메일 작성하기
7. 이메일 말투 바꾸기
8. 긴 내용을 이메일로 정리하기
9. ChatGPT가 작성한 이메일 확인하기
10. 개인정보와 회사 정보 입력 시 주의하기
11. 자주 묻는 질문
1. ChatGPT로 이메일 작성하는 기본 방법
가장 간단한 방법은 ChatGPT에게 이메일의 목적과 상황을 설명하는 것입니다.
이렇게 입력하면 ChatGPT가 상황에 맞는 이메일 초안을 만들어 줍니다.
하지만 조금 더 좋은 결과를 원한다면 받는 사람, 이메일 목적, 전달할 내용, 원하는 말투까지 함께 입력하는 것이 좋습니다.
2. 좋은 이메일을 만들려면 정보를 구체적으로 입력하기
ChatGPT에게 이메일을 작성시킬 때는 다음 정보를 넣어보세요.
받는 사람 : 거래처 담당자
목적 : 일정 변경 안내
상황 : 기존 납품일보다 2일 늦어짐
전달 내용 : 변경된 날짜와 사유
말투 : 정중하고 간결하게
마무리 : 양해를 구하는 내용 추가
이처럼 조건을 구체적으로 알려주면 단순한 이메일보다 실제로 바로 사용할 수 있는 초안을 만들기 쉬워집니다.
이메일을 작성할 때는 "정중하게 써줘"보다 "거래처에 보내는 메일이라 너무 딱딱하지 않으면서 정중하게, 5문장 정도로 작성해줘"처럼 구체적으로 요청하는 것이 좋습니다.
3. 업무 이메일 작성하기
업무 이메일은 전달해야 하는 내용을 빠뜨리지 않는 것이 중요합니다. 먼저 핵심 내용만 ChatGPT에게 알려주고 이메일 형식으로 정리해 달라고 요청할 수 있습니다.
- 다음 주 월요일 예정된 회의
- 회의 시간이 오후 2시에서 3시로 변경됨
- 참석자들에게 변경된 시간을 안내해야 함
- 정중하지만 너무 딱딱하지 않게 작성
이런 방식으로 요청하면 메일 제목과 본문을 함께 구성하도록 요청할 수도 있습니다.
4. 정중한 부탁 이메일 작성하기
상대방에게 자료나 협조를 요청하는 이메일은 표현 하나 때문에 부담스럽게 느껴질 수 있습니다.
이럴 때는 전달하려는 내용을 먼저 작성한 후 ChatGPT에게 상대방이 부담스럽게 느끼지 않도록 정중한 표현으로 바꿔달라고 요청할 수 있습니다.
예시 요청
"거래처 담당자에게 다음 주까지 자료를 보내달라고 요청하는 이메일을 작성해줘. 상대방에게 부담을 주지 않으면서 정중하게 부탁하는 표현으로 작성해줘."
단순히 "자료 보내주세요"라고 작성하는 것보다 상황과 원하는 표현을 함께 알려주는 것이 좋습니다.
5. 사과 이메일 작성하기
실수나 일정 지연 등으로 사과해야 하는 이메일도 ChatGPT를 활용할 수 있습니다.
이때는 단순히 사과한다는 내용뿐 아니라 무엇이 잘못됐는지, 현재 어떻게 조치하고 있는지, 앞으로 어떻게 할 것인지를 알려주는 것이 좋습니다.
"거래처에 자료 전달이 늦어진 것에 대해 사과하는 이메일을 작성해줘. 변명처럼 보이지 않게 하고, 현재 조치 중인 내용과 전달 예정 시간을 포함해줘."
이렇게 상황을 구체적으로 알려주면 단순한 사과문보다 실제 업무 상황에 맞는 이메일을 작성하기 쉽습니다.
6. 회신 이메일 작성하기
받은 이메일에 답장을 해야 하는데 어떤 식으로 회신해야 할지 고민된다면 받은 메일의 핵심 내용을 바탕으로 답변 초안을 만들어 달라고 요청할 수 있습니다.
예시
"아래 이메일에 회신하는 답변을 작성해줘. 상대방의 요청을 수락하고, 요청한 자료는 금요일 오후까지 전달하겠다는 내용을 넣어줘. 정중하고 간결하게 작성해줘."
받은 이메일 전체를 그대로 입력하기보다는 필요한 부분만 요약해서 알려주는 방법도 좋습니다.
7. 이메일 말투 바꾸기
이미 작성한 이메일이 있다면 처음부터 다시 작성할 필요 없이 말투만 바꿔달라고 요청할 수 있습니다.
예를 들어 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
• 너무 딱딱하지 않게 바꿔줘
• 거래처에 보내는 정중한 표현으로 바꿔줘
• 상사에게 보고하는 이메일처럼 작성해줘
• 핵심 내용만 남기고 짧게 줄여줘
• 상대방이 부담스럽지 않게 표현을 부드럽게 바꿔줘
특히 직접 작성한 초안을 ChatGPT에게 보여주고 다듬어 달라고 하면 자신의 의도는 유지하면서 문장을 자연스럽게 정리할 수 있습니다.
8. 긴 내용을 이메일로 정리하기
메모처럼 적어놓은 내용이 길어졌다면 핵심만 추려서 이메일 형태로 바꿔달라고 할 수도 있습니다.
핵심 내용이 잘 보이도록 구성하고, 너무 길지 않게 작성해줘.
제목도 함께 만들어줘.
이 방법은 회의 결과, 업무 요청, 일정 안내처럼 전달해야 할 내용이 많은 경우 특히 편리합니다.
9. ChatGPT가 작성한 이메일 확인하기
ChatGPT가 작성한 이메일이라고 해서 그대로 복사해서 보내는 것보다는 한 번 확인하는 과정이 필요합니다.
특히 날짜, 시간, 금액, 사람 이름, 첨부파일, 일정처럼 실제 업무에 영향을 주는 정보는 반드시 직접 확인해야 합니다.
수신자가 맞는지 → 제목이 적절한지 → 날짜와 시간이 정확한지 → 첨부파일이 제대로 들어갔는지 → 이름과 회사명이 맞는지 → 문장이 실제 상황과 맞는지 확인한 후 보내세요.
AI는 사용자가 제공한 정보가 잘못되어 있거나 부족한 경우에도 그럴듯한 문장을 만들어낼 수 있습니다. 따라서 최종 발송 전 사실관계를 직접 확인하는 습관이 중요합니다.
10. 개인정보와 회사 정보 입력 시 주의하기
업무 이메일을 작성할 때 회사 내부 정보나 개인정보를 ChatGPT에 그대로 입력하는 것은 주의할 필요가 있습니다.
고객의 개인정보, 계정 정보, 비밀번호, 내부 문서, 공개되지 않은 계약 내용처럼 민감한 정보가 있다면 필요한 내용만 익명화하거나 요약해서 입력하는 것이 안전합니다.
실제 고객 이름 대신 "고객 A", 실제 계좌번호 대신 "계좌번호"처럼 민감한 정보를 제거한 뒤 이메일 문장을 작성하도록 요청하는 방법을 사용할 수 있습니다.
결국 ChatGPT는 이메일을 대신 보내주는 도구라기보다 초안을 만들고 문장을 다듬는 도구로 활용하는 것이 좋습니다. 최종 내용과 수신자는 직접 확인한 후 발송하세요.
자주 묻는 질문
Q1. ChatGPT에게 이메일을 어떻게 요청해야 하나요?
A. 이메일의 목적, 받는 사람, 전달할 내용, 원하는 말투와 길이를 함께 알려주면 좋습니다. 예를 들어 "거래처에 일정 변경을 안내하는 이메일을 정중하고 간결하게 작성해줘"처럼 요청할 수 있습니다.
Q2. ChatGPT가 작성한 이메일을 그대로 보내도 되나요?
A. 가능하면 그대로 보내기보다 날짜, 시간, 이름, 금액, 첨부파일 등 실제 정보를 확인한 후 사용하는 것을 권장합니다.
Q3. 이미 작성한 이메일도 ChatGPT로 수정할 수 있나요?
A. 가능합니다. 작성한 이메일을 바탕으로 더 정중하게, 더 짧게, 자연스럽게 또는 업무용 표현으로 바꿔달라고 요청할 수 있습니다.
Q4. 이메일 제목도 ChatGPT가 만들어줄 수 있나요?
A. 네. 이메일의 핵심 내용을 알려주고 제목을 함께 만들어 달라고 요청하면 됩니다. 여러 개의 제목 후보를 요청한 뒤 가장 적절한 것을 선택하는 방법도 좋습니다.
Q5. 회사 업무 이메일을 작성할 때 주의할 점은 무엇인가요?
A. 회사 내부 정보나 개인정보처럼 민감한 내용을 불필요하게 입력하지 않는 것이 좋습니다. 또한 AI가 작성한 내용은 실제 업무 상황과 일치하는지 최종적으로 직접 확인해야 합니다.
마무리
ChatGPT를 활용하면 이메일을 처음부터 직접 작성하는 시간을 줄일 수 있습니다. 특히 업무 메일, 일정 안내, 자료 요청, 사과, 회신처럼 형식이 필요한 이메일을 작성할 때 유용합니다.
다만 좋은 이메일을 만들기 위해서는 ChatGPT에게 모든 것을 맡기기보다 내가 전달하려는 핵심 내용을 먼저 정리하고, ChatGPT로 초안을 만든 뒤 직접 검토하는 방식이 가장 편리합니다.
ChatGPT에게 이메일을 작성시킬 때는 받는 사람 + 목적 + 상황 + 전달할 내용 + 원하는 말투 + 길이를 구체적으로 알려주세요. 작성된 이메일은 날짜, 이름, 금액, 첨부파일 등을 확인한 후 최종적으로 발송하는 것이 좋습니다.
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